Holmens whistleblower-funktion och dessa regler syftar till att säkerställa:

  • en möjlighet för anställda och andra intressenter att informera om allvarliga oegentligheter inom koncernen,
  • att lämnade uppgifter hanteras korrekt i enlighet med gällande lagstiftning och föreskrifter,
  • att varje person som i god tro informerar om allvarliga oegentligheter skyddas från repressalier.

 

Då lämnad information kan medföra hantering av uppgifter om att en person har, eller kan ha, begått brott måste bestämmelser i personuppgiftslagen (PuL) och särskilda föreskrifter meddelade av Datainspektionen följas. Bestämmelserna innebär bland annat att whistlerblower-funktionen endast får hantera uppgifter avseende allvarliga oegentligheter som begåtts av nyckelpersoner.

 

Med allvarliga oegentligheter avses allvarliga oegentligheter som rör bokföring, intern bokföringskontroll, revision, mutor, allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen, allvarliga former av diskriminering och trakasserier eller andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets eller koncernens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa.

 

Med nyckelpersoner avses personer i nyckelpositioner eller ledande ställning inom koncernen, dvs. personer som kan påverka verksamhetens risk- och säkerhetssituation genom sin roll och sina behörigheter. Exempel är personer som har personalansvar eller förfogar över stora summor pengar på företagets vägnar. Det kan också avse personer som har ansvar för inköp, försäljning, investeringar, redovisning, betalningar, tillståndsfrågor, IT-system, arbetsmiljö och miljö.

 

Information som bedöms falla utanför de ärenden som beskrivs här ovan kommer inte att behandlas inom denna whistleblower-funktion. En sådan bedömning utgör dock inte något hinder för informationsgivaren att överlämna uppgifter genom andra kanaler, så som sin chef (gäller anställda), HR-avdelningen eller annan ansvarig person inom koncernen. 

Sekretess och anonymitet

Holmen kommer att behandla alla frågor och ärenden med sekretess. Undantag kan ske om det är nödvändigt för att kunna genomföra en fullständig och rättvis utredning.

 

Diskriminering eller repressalier mot en person som i god tro informerar företaget om olagligt eller oetiskt beteende kommer inte att tolereras.

 

Information kan ges anonymt men Holmen uppmuntrar informationsgivare att lämna e-postadress eller andra kontaktuppgifter så att kontakt kan upprätthållas under utredningen. En fortsatt utredning kan försvåras om inte informationskällan kan identifieras för kompletterade frågor. 

Att tänka på när information lämnas

En anmälan bör innehålla så mycket fakta som möjligt för att underlätta undersökningen av ärendet. En anmälan som inte kan utredas eller styrkas kommer inte leda till ytterligare granskning.

 

Den som lämnar information ska vara medveten om att de uppgifter som lämnas kan resultera i beslut som påverkar anställda i Holmen och även andra parter som är involverade i ärendet. Det är därför av yttersta vikt att information lämnas i god tro och att den, enligt informationsgivarens kännedom, är korrekt. 

Hantering av lämnad information

Holmen ska säkerställa att all behandling av information hanteras i enlighet med gällande lag och föreskrifter. För den information som bedöms falla inom den angivna definitionen ovan, ska lämplig utredning ske och rimliga åtgärder för att säkerställa sekretessen vidtas. Antalet personer som kommer i kontakt med ärendet ska hållas begränsad.

 

Lämnad information tas emot av två utsedda Granskare. Granskarna registrerar ärendet och gör oberoende av varandra en inledande bedömning av om ärendet kan hanteras inom whistlerblower-funktionen. Om så är fallet görs en bedömning av allvaret och trovärdigheten i ärendet. Granskarna ska därefter vidta lämpliga åtgärder, vilket kan innebära att ärendet överlämnas till Tillsynsgruppen. Tillsynsgruppen består av tre personer med olika kompetens som ansvarar för att lämplig utredning sker, vilket kan komma att ske genom särskilt utsedda Utredare.

 

Efter genomförd bedömning kan såväl Granskare som Tillsynsgruppen besluta att avskriva och avregistrera ärendet från whistlerblower-funktionen. De kan också vidta åtgärder direkt eller vidarebefordra ärendet till annan resurs inom Holmen, till Holmens ledning eller till polis, beroende på allvaret i och omfattningen av överträdelsen.

 

Vid samtliga steg i processen kommer återkoppling ske till den som lämnat informationen (förutsatt att denne har lämnat kontaktuppgifter).

 

Holmen ska säkerställa att om en informationsgivare begär det ska denne erhålla ett registerutdrag för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om honom eller henne. Vidare ska Holmen säkerställa att rättning sker av uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande om en informationsgivare begär det.

 

 

 

Holmen AB, Box 5407, 114 84 Stockholm.

Besöksadress: Strandvägen 1, Stockholm.

Tel: 08 666 21 00

E-mail: info@holmen.com

  • Logga in
  • Cookies
  • Sök

© Holmen Group 2016