Anti-korruption

Holmen tolererar inte någon form av korruption. Medarbetare får inte ge, utlova, erbjuda, begära eller ta emot ersättning eller förmåner som strider mot tillämplig lagstiftning, god affärssed eller som kan påverka, eller uppfattas påverka, objektiviteten i beslut. All hantering av gåvor, representation och andra förmåner ska präglas av öppenhet, måttfullhet och ansvarstagande. Samma förhållningssätt ska gälla för andra personer som agerar för Holmens räkning, exempelvis agenter och andra mellanhänder.

Konkurrens

Medarbetare får inte delta i några former av överenskommelser, kontakter, sammanslutningar eller åtgärder med syfte eller resultat att konkurrensen hindras, begränsas eller snedvrids eller som innebär missbruk av dominerande ställning. Medarbetare ska sköta kontakter med konkurrenter och andra affärsrelationer med försiktighet och på ett sätt som säkerställer att konkurrensregler följs.

Marknadsföring

Medarbetare ska presentera Holmens produkter och tjänster på ett korrekt och rättvisande sätt.

All marknadsföring ska utformas på ett ansvarsfullt sätt och ske i enlighet med tillämpliga regler, god marknadsföringssed och krav enligt annan lagstiftning, såsom regler avseende dataskydd (främst GDPR och UK GDPR).

Intressekonflikter

Medarbetare ska undvika sammanhang där egna, anhörigas eller vänners intressen kan riskera att stå i konflikt med vad som är bäst för Holmen. Privata intressen och externa verksamheter får inte påverka eller kunna uppfattas påverka medarbetarnas omdöme eller agerande när de utför sitt arbete för Holmen. När risk för intressekonflikt finns ska närmaste chef informeras och ansvara för att lämpliga åtgärder vidtas. Om intressekonflikt föreligger ska så långt möjligt beslut i ärendet för Holmens räkning fattas utan medverkan av den berörde medarbetaren, och inte i något fall fattas av den berörde medarbetaren ensam.

Hantering av insiderinformation

Till följd av att Holmen är ett börsnoterat företag gäller särskilda regler för hantering av information som inte har offentliggjorts som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig påverkan på priset på Holmens aktier eller andra finansiella instrument (”Insiderinformation”). Personer som har tillgång till insiderinformation får inte själva handla med aktier eller andra finansiella instrument i Holmen, inte föranleda någon annan att bedriva sådan handel och inte i övrigt röja informationen till annan.

Medlemmar av koncernens styrelse, koncernledning och affärsområdesledningar samt personer som arbetar med framtagande av finansiell information och/eller pressmeddelanden på koncernnivå får inte handla med aktier eller finansiella instrument i Holmen under 30 dagar innan Holmens delårs- eller bokslutsrapport offentliggörs. Denna begränsning gäller även närstående fysiska och juridiska personer till nämnda personer.

Holmen har en kommitté för hantering av insiderfrågor (”Insiderkommittén”). All förekomst av potentiell insiderinformation ska omedelbart rapporteras till Insiderkommittén.

Hantering av konfidentiell information

Information om Holmens verksamhet ska alltid hanteras med gott omdöme och försiktighet. Avseende kommunikation och offentliga uttalanden se vidare i Kommunikationspolicyn. Information som är affärskritisk, värdefull eller känslig för Holmen ska betraktas som konfidentiell och hemlighållas. Vid utbyte med extern part ska sekretessavtal ingås och motpartens krav på hemlighållande efterlevas. Information inom forskning och utveckling är ofta konfidentiell och i vissa fall kan skydd uppnås genom patent eller annan immaterialrättslig registrering

Hantering av personuppgifter

Holmens behandling av personuppgifter ska ske med beaktande av skyddet för den personliga integriteten och i enlighet med tillämplig lag. Behandling får endast ske om det finns ett uttryckligt angivet ändamål och laglig grund för behandlingen. Holmen ska säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas vid behandlingen av personuppgifter, att gallring av personuppgifter sker och att information om behandlingen lämnas från bolaget till de registrerade. All personuppgiftsbehandling ska inkluderas i Holmens GDPR-register.

Skatt och penningtvätt

Holmen ska följa gällande lagar och regler avseende skatt och penningtvätt. Medarbetare får inte acceptera, stödja eller underlätta olagliga eller otillbörliga metoder för att undvika skatt (skatteflykt) eller åtgärder som syftar till att dölja ursprunget av pengar (penningtvätt).

Omständigheter som ska ses som varningssignaler är om motparten föreslår att betalningar ska ske kontant eller med användning av ovanlig valuta, om förslaget på affärsuppgörelse framstår som omotiverat eller överdrivet komplext. I samtliga fall där motparten inte vill överlämna komplett information ska särskild utredning ske.

Internationella sanktioner

Holmen ska säkerställa att inga internationella sanktioner beslutade av FN/EU eller dess medlemsstater, Storbritannien, någon EES-medlemsstat eller USA överträds. Såväl före det att nya affärsrelationer inleds, som under en pågående affärsrelation med särskilt beslutad regelbundenhet (minst årsvis), ska det säkerställas att motparten inte är föremål för sanktioner direkt eller indirekt, att avtalade produkter eller tjänster inte är föremål för sanktioner och att transaktioner inte utförs i områden som är föremål för territoriella sanktioner. Organisation, verktyg och rutiner ska finnas för att säkerställa att gällande internationella sanktioner följs.