I Holmens verksamhet förväntas medarbetare alltid agera ansvarsfullt och etiskt. Här ges information och vägledning om hur Holmens medarbetare ska agera när det gäller affärsetiska frågor. Texten motsvarar större delen av Holmens interna dokument ”Affärsetikpolicy”.


Anti-korruption

Holmen tolererar inte någon form av korruption.

Medarbetare får inte ge, utlova, erbjuda, begära eller ta emot ersättning eller förmåner som strider mot tillämplig lagstiftning, god affärssed eller som kan påverka, eller uppfattas påverka, objektiviteten i beslut. All hantering av gåvor, representation och andra förmåner ska präglas av öppenhet, måttfullhet och ansvarstagande.

Risk för korruption kan finnas när andra personer eller företag agerar för Holmens räkning. Medarbetare ska därför vidta särskilda kontroll- och försiktighetsåtgärder inför och under samarbete med agenter, ombud och andra mellanhänder.

Konkurrens

Medarbetare får inte delta i några former av överenskommelser, kontakter eller åtgärder med syfte eller resultat att konkurrensen hindras, begränsas eller snedvrids. Medarbetare ska sköta kontakter med konkurrenter med försiktighet och på ett sätt som säkerställer att konkurrensregler följs.

Marknadsföring

Medarbetare ska presentera Holmens produkter och tjänster på ett korrekt och rättvisande sätt . All marknadsföring ska utformas på ett ansvarsfullt sätt och ske i enlighet med tillämpliga regler och god marknadsföringssed.

Intressekonflikter

Medarbetare ska undvika sammanhang där egna, anhörigas eller vänners intressen kan riskera att stå i konflikt med vad som är bäst för Holmen. Privata intressen och externa verksamheter får inte påverka eller kunna uppfattas påverka medarbetarnas omdöme eller agerande när de utför sitt arbete för Holmen.

När risk för intressekonflikt finns ska närmaste chef informeras och ansvara för att lämpliga åtgärder vidtas. Om intressekonflikt föreligger får den berörde medarbetaren inte fatta beslut i ärendet för Holmens räkning.

Hantering av insiderinformation

Till följd av att Holmen är ett börsnoterat företag gäller särskilda regler för hantering av information som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt rör Holmen och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig påverkan på priset på Holmens aktie eller finansiella instrument (insiderinformation). Personer som har tillgång till insiderinformation får inte själva handla med aktier eller finansiella instrument i Holmen och inte heller föranleda någon annan att bedriva sådan handel.

Holmen har en kommitté för hantering av insiderfrågor (Insiderkommittén) som består av VD, CFO och chefsjurist. All förekomst av potentiell insiderinformation ska omedelbart rapporteras till Insiderkommittén.

Holmen ska så snart som möjligt informera allmänheten om insiderinformation. Insiderkommittén kan under vissa förutsättningar besluta att skjuta upp offentliggörandet. Holmen ska då föra loggbok över de personer som har tillgång till insiderinformationen och informera dessa personer om vad det innebär.

Medlemmar av koncernens styrelse, koncernledning och affärsområdesledningar samt personer som arbetar med framtagande av finansiell information och/eller pressmeddelanden på koncernnivå får inte handla med aktier eller finansiella instrument i Holmen under 30 dagar innan Holmens delårsrapport eller bokslutskommuniké offentliggörs (dagen för rapporten inkluderad). Denna begränsning gäller även bolag som kontrolleras av nämnda personer.

Holmen ska föra en förteckning över alla personer som enligt Marknadsmissbruksförordningen har ledande ställning och dem närstående personer. Dessa personer ska anmäla sina transaktioner i aktier och finansiella instrument i Holmen till Finansinspektionen och Holmen.

Hantering av information

Information om Holmens verksamhet ska alltid hanteras med gott omdöme och försiktighet. Avseende kommunikation och offentliga uttalanden se vidare i Kommunikationspolicyn.

Information som är affärskritisk, värdefull eller känslig för Holmen ska betraktas som konfidentiell och hemlighållas. Vid utbyte med extern part ska sekretessavtal ingås. Information inom forskning och utveckling är ofta konfidentiell och i vissa fall kan skydd uppnås genom patent.

Skatt och penningtvätt

Holmen ska följa gällande lagar och regler avseende skatt och åtgärder mot penningtvätt. Medarbetare får inte acceptera, stödja eller underlätta skatteöverträdelser och penningtvätt.

Omständigheter som ska ses som varningssignaler är om motparten föreslår att betalningar ska ske kontant eller med användning av ovanlig valuta, om förslaget på affärsuppgörelse framstår som omotiverad eller överdrivet komplex eller om önskemål framförs om att involvera länder som saknar koppling till affären. I samtliga fall där motparten inte vill överlämna komplett information ska särskild utredning ske.

Internationella sanktioner

Genom sanktioner kan handlingsfriheten begränsas för en stat eller vissa av dess medborgare. Sanktionerna kan utgöras av restriktioner avseende handel, finansiella transaktioner och resor. Varje affärsområdes marknadsavdelning samt Strategiskt Inköp ska ansvara för att gällande internationella sanktioner följs. Avstämning mot gällande sanktioner ska även ingå i checklista inför ingående av avtal med ny kund respektive leverantör.

Om policyn

Det är varje medarbetares ansvar att känna till och följa Holmens affärsetikpolicy samt tillhörande riktlinjer. Vid osäkerhet om hur dessa tolkas ska Koncernstab Juridik kontaktas. 

Misstanke om brott avseende dessa frågor rapporteras till överordnad chef eller genom användning av whistleblower-funktionen som finns tillgänglig både på Holmens hemsida och intranät. 

Lagar och förordningar har alltid företräde om de är strängare eller i konflikt med innehållet i policy eller riktlinje.

Genomförande

Samtliga styrdokument ska vara tydliga och lättillgängliga. 

Affärsetikpolicyn med tillhörande riktlinjer har antagits av koncernledningen och stöds av styrelsen. Samtliga affärsområdesledningar får särskild information om policyn och riktlinjerna. Specifik utbildning om anti-korruption och andra delar av affärsetikpolicyn sker till särskilt identifierade grupper, till exempel sälj- och inköpsfunktioner, som bedöms kunna komma i kontakt med otillåtna beteenden. 

Inställning, kunskap och hantering avseende dessa frågor ska ha en hög och jämn standard inom hela koncernen. Förekommande frågor och åtgärder kan variera men principerna ska vara desamma oavsett var i världen eller i vilken befattning man arbetar. 

Fokus för arbetet med affärsetikpolicyn är ökad riskmedvetenhet, såväl i allmänhet kopplat till  varje medarbetares dagliga arbete som i synnerhet vid specifika affärer, förändringar och större beslut. Holmen arbetar med att identifiera högriskområden utifrån olika aspekter såsom geografisk placering, befattning samt karaktären på relevanta processer. 

Arbete pågår med att tydliggöra och optimera rutiner för uppföljning och efterlevnad av styrdokumenten.


Holmen AB, Box 5407, 114 84 Stockholm.

Tel: 08 666 21 00

E-mail: info@holmen.com

 

 

Modern Slavery Act Transparency Statement

 

  • Logga in
  • Cookies
  • Sök

© Holmen Group 2017